PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
INGENEO S.A.S es respetuoso del ordenamiento jurídico y de los derechos
individuales, razón por adopta la presente política de tratamiento de la información,
que tiene como fin establecer los lineamientos para garantizar el derecho al Habeas
Data de todas aquellas personas naturales que sean recolectados INGENEO S.A.S. en
cualquier momento como consecuencia del cumplimiento de su objeto social.
La información será tratada de acuerdo con los principios de libertad, legalidad,
finalidad, veracidad, trasparencia, acceso y circulación restringida, seguridad,
confidencialidad, proporcionalidad, temporalidad y buena fe, disponiendo así de
mecanismos adecuados para eliminar la información personal cuando el titular de la
misma lo solicite.
NORMATIVA APLICABLE
El presente manual fue elaborado con base en las disposiciones normativas
consignadas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de
2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las políticas y lineamientos de este manual se aplican a los datos personales
recolectados en virtud de la operación de INGENEO S.A.S, que incluye la prestación
de servicios y la distribución de productos propios y de terceros.
DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance del presente
manual y de la normativa regulatoria.
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a
su información y la forma en que podrá acceder a ellos.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de
Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos
aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales como recolección,
almacenamiento o uso.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por
cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales
j) Responsable del Tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada que por
cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos
personales
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Dentro del desarrollo de su objeto social, INGENEO S.A.S. dará un tratamiento
responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados por la sociedad.
Dicho tratamiento dependerá de la finalidad para la cual hayan sido suministrado los
diferentes datos personales, las cuales, dependiendo del carácter de la relación en
virtud de la cual el titular se haya relacionado con INGENEO S.A.S. Con base en lo
anterior, los datos personales de los titulares serán recolectados, almacenados,
utilizados y/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las siguientes finalidades:
Gestión de estadísticas internas; Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de
atención, exclusiones; Capacitación; Análisis de perfiles; Procedimiento
administrativos; Prestación de servicios de certificación; Reserva y emisión de tiquetes
de transporte; Formación de Personal; Gestión de: cobros y pagos, nómina, personal;
Prestaciones sociales; Prevención de Riesgos Laborales; Promoción y gestión del
empleo; Promoción y gestión del empleo; Promoción y selección del personal; Video
vigilancia; Programas de promoción y prevención de enfermedades, gestión de
seguros de vida y salud; Promoción social a la juventud; Relaciones laborales y
condiciones de trabajo; Servicios sociales a la tercera edad; Servicios sociales a
personas en situación de discapacidad; Fidelización de clientes; Gestiones
administrativas, de clientes, de cobros y pagos, de facturación, económicas y
contables; Marketing; Encuestas de opinión; Prospección comercial; Publicidad propia
Estadísticas internas; Cobros y Pagos, Proveedores; Económica y Contable;
realizar históricos de relaciones comerciales así como cualquier otra que sea necesaria para
dar cabal cumplimiento al objeto social de INGENEO S.A.S.
En todo caso, las finalidades del tratamiento de datos personales serán el límite
material para el mismo, por lo que INGENEO S.A.S. no hará uso de los datos
personales del titular para finalidades distintas de las enunciadas, salvo que el titular
expresamente lo autorice.
Igualmente, INGENEO S.A.S. se compromete a informar al titular, con la mayor
brevedad posible, cualquier modificación respecto del tratamiento al que se encuentra
sometidos sus datos personales. Lo anterior con el fin de que el mismo pueda ejercer
los derechos que le han sido reconocidos desde el plano legal y dentro de la presente
política.
En todo caso se debe tener en cuenta que el tratamiento de los datos personales se
hará únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para el
cumplimiento de la finalidad para la cual se otorgó la información. INGENEO S.A.S.
eliminará los datos personales cuyo ciclo vital ya se haya cumplido, sin necesidad de
precisar para esto la autorización del titular. INGENEO S.A.S. notificará al titular de
los datos que vayan a ser suprimidos el cese de su calidad de responsable del
tratamiento respecto de los mismos, indicando la causa de ello.
Autorización para el tratamiento de datos personales
Tanto la recolección, circulación y uso de los datos personales que, en virtud de su
operación, lleva a cabo INGENEO S.A.S, necesita del consentimiento libre, previo,
expreso e informado de su titular. INGENEO S.A.S. como responsable del tratamiento
de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización
de sus titulares, la cual es completamente verificable.
Otorgamiento de la autorización
Acorde con el tenor de la Ley 1581 la autorización se realizará previamente a la
recolección y tratamiento de los datos personales, se informarán también los
procedimientos a los que serán sometidos sus datos y las finalidades de uso de los
mismos.
La herramienta principal que es utilizada por INGENEO S.A.S. para la obtención de las
respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales se
constituye por una comunicación escrita, la cual podrá ser remitida tanto por medios
electrónicos como físicos, velando en todo caso porque exista constancia de que el
titular ha consentido en brindar dicha autorización.
En todo caso, la existencia del mencionado formato no excluye la posibilidad de que,
atendiendo a las particularidades del caso, INGENEO S.A.S. haga uso de los demás
medios previstos por el Decreto 1377 de 2013 para obtener las mencionadas
autorizaciones, siendo estos “de forma oral o mediante conductas inequívocas del
titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.” (Artículo
7).
En el mismo orden de ideas, amparado por las disposiciones del artículo 20 del Decreto
1377 de 2013, se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos del titular,
y por lo tanto para brindar las correspondientes autorizaciones para el tratamiento de
datos personales:
- El titular
- Sus causahabientes
- El representante o apoderado del titular
- Un tercero ajeno al titular, por medio de la figura de “estipulación en favor de
otro”, de acuerdo con la regulación contendida dentro del artículo 1506 del Código
Civil.
En todos los casos, las autorizaciones, sin importar su medio de adquisición, estarán
conformadas de acuerdo con los requisitos mínimos exigidos por el artículo 5 del
Decreto 1377 de 2013, es decir, la exposición de las finales para las cuales deben se
están recolectando y serán tratados los datos personales.
Verificación y prueba de la autorización
Los titulares los datos personales podrán, mientras INGENEO S.A.S. tenga la calidad
de responsable del tratamiento de los mismos, solicitar constancia de la autorización
que han brindado.
Para ello, atendiendo a las normas relativas a la gestión documental , INGENEO S.A.S.
digitalizará todas aquellas autorizaciones que hayan sido otorgadas mediante el
formato físico que ha sido adoptado por la sociedad. Los titulares que deseen una
copia de la misma, deberán realizar la correspondiente solicitud con base en lo
establecido en el apartado relativo al procedimiento para el ejercicio de los derechos
contenido dentro de la presente política. Tal será el procedimiento aplicable a aquellos
en los que las autorizaciones hayan sido otorgadas por medios no escritos.
Casos en los que no se requiere la autorización
Con arreglo de la normatividad sobre la materia, INGENEO S.A.S. no solicitará
autorización para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:
i) Cuando los datos tratados sean de naturaleza pública, incluidos aquellos datos
relacionados con el Registro Civil de las personas.
ii) En casos de urgencia médica o sanitaria.
iii) El tratamiento de información haya sido autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos. - DERECHOS DE LOS TITULARES
INGENEO S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales,
reconoce los siguientes derechos a todos los titulares cuya información esté siendo
objeto de tratamiento por parte de la sociedad:
i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INGENEO S.A.S.
ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INGENEO S.A.S.
iii) Ser informado por INGENEO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se les ha
dado a sus datos personales.
iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta
o reclamo ante INGENEO S.A.S., según el contenido del apartado (x) de la presente
política.
v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. - ÁREA RESPONSABLE DEL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
INGENEO S.A.S. ha designado como responsable de la atención a solicitudes
relacionadas con el ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares cuya
información está siendo tratada por la compañía a ALEJANDRO SALAZAR
SALDARRIAGA, mayor de edad, identificado(a) con la Cédula de Ciudadanía N°
71.758.405.
Para ello, el responsable se ceñirá estrictamente al procedimiento adoptado dentro de
la presente política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; mediante la
interposición de peticiones, consultas y reclamos. - PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de INGENEO S.A.S. deberán
seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando algún titular cuyos datos
personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la
sociedad.
Canales de contacto
INGENEO S.A.S. ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares puedan
ejercer sus derechos por los siguientes canales de contacto: - Correo electrónico: ingeneo@ingeneo.com.co
Consultas
Los titulares o sus causahabientes, por sí mismo o por medio de apoderado, podrán
consultar la información que de este repose en las bases de datos administradas por
INGENEO S.A.S.
Los titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la solicitud
escrita que presenten. Los causahabientes deberán acreditar dicha calidad adjuntando
el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de
defunción y copia de su documento de identidad. También se podrá acreditar la
calidad por medio de copia de la escritura que apertura la sucesión, auto en el cual se
reconozcan los herederos o copia del testamento, siempre presentando su documento
de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia del poder otorgado, la cual se presumirá
auténtica, y copia de su documento de identidad.
Una vez que INGENEO S.A.S., reciba la solicitud de información, procederá a revisar
el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento
de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo
informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que
el solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay
conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días
hábiles.
En el evento en que INGENEO S.A.S., considere que requiere de un mayor tiempo
para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta
en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
término.
Reclamos
El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos administrada por INGENEO S.A.S., debe ser sujeta de corrección,
actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de
alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante INGENEO S.A.S., o el
Encargado.
El reclamo se formulará ante INGENEO S.A.S., exclusivamente por medio de un correo
electrónico enviado a ingeneo@ingeneo.com.co, acompañado del documento que
identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y
adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
La calidad de causahabiente y apoderado se deberá demostrar conforme fue explicado
en el punto anterior.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que INGENEO S.A.S., o el encargado a quien se dirija no sea el
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo
de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
INGENEO S.A.S., utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera
que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación
de recibido correspondiente. Si INGENEO S.A.S., no conoce la persona a quien deba
trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos
correspondiente en el campo observación, de las tablas, EMPLEADOS, CLIENTES o
PROVEEDORES la leyenda “reclamo en trámite”, esto debe ocurrir en un término
máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible
hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de
consulta o reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la
Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.
Disposiciones especiales
Supresión de datos: La supresión de datos no procederá cuando:
i) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar
total o parcialmente la autorización de tratamiento de sus datos personales en
cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, el titular en la solicitud deberá indicar el motivo por el cual solicita la
revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad
determinada. En los casos en que por disposición contractual entre el titular de los
datos e INGENEO S.A.S. no se permita la revocatoria, se deberá realizar en primera
instancia la finalización de la obligación que dio origen a la autorización. - TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES
En principio, INGENEO S.A.S. no realizará tratamiento de la información personal que,
con arreglo de las definiciones incorporadas dentro de la presente política, tengan el
carácter de DATOS SENSIBLES. Sin embargo, cuando eventualmente alguno de los
datos que pueden ser catalogados dentro de estas categorías llegue a ser objeto de
tratamiento, INGENEO S.A.S. los utilizará exclusivamente para alguna de las
siguientes finalidades:
i) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales de los últimos deberán otorgar su autorización.
ii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
iii) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares
En todo caso, de cara a la recolección de los datos personales de carácter sensible de
los titulares, INGENEO S.A.S. informará a estos últimos la voluntariedad respecto de
la en entrega de dichos datos y su tratamiento estará mediado por la expresa
autorización del titular para tales fines.
Igualmente, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes
siempre se encontrará mediado por la autorización expresa de su representante legal.
Igualmente, previo al tratamiento y otorgación de la autorización por parte de este
último, INGENEO S.A.S. permitirá que el niño, niña o adolescente cuyos datos serán
tratados manifiesten su conformidad para con el tratamiento, atendiendo a las
finalidades del mismo. Esta actividad no será de recibo cuando, conforme al artículo
10 de la Ley 1581 de 2012, la información del niño, niña y adolescente
a) Sea requerida una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial;
b) Corresponda a datos de naturaleza pública;
c) Se obtenga en casos de urgencia médica o sanitaria;
e) Esté relacionada con su Registro Civil. - MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Con base en el principio de seguridad de la ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento
a sus disposiciones, INGENEO S.A.S ha implementado un conjunto de prácticas
automatizadas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, adulteración o
pérdida de los datos personales que se recolecten. Estas consisten en:
Ingreso por usuario asignado, el cual tiene designado un software dentro del sistema
de gestión documental utilizado por la sociedad. Dicho rol limita los posibles accesos
dentro del sistema y las funciones (administración, configuración, consulta,
eliminación, etc.) que tendrá cada usuario. - DISPOSICIONES FINALES
INGENEO S.A.S., podrán realizar cambios o actualizaciones en las políticas, las cuales
estarán vigentes mientras así lo determinen las directivas o por disposición legal o
administrativa; informando en todo caso a los titulares de los datos personales sobre
las modificaciones - LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE
Es importante reiterar que las actividades relacionadas con el tratamiento de datos
personales que desarrolla INGENEO S.A.S., son reguladas, por la Superintendencia de
Industria y Comercio. Asimismo, en esta misma materia se aplicará la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida
a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de
riesgo. Y los demás que la reglamenten, adición o modifiquen.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes
de septiembre de 2016 y fue publicada el día 25 de octubre de 2016. Las áreas de
INGENEO S.A.S., especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones
de manera previa a su publicación, e INGENEO S.A.S., realizó un trabajo colectivo
orientado para difundir los aspectos relevantes de esta política. Este trabajo de
cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de
la Ley 1581 de 2012, respecto de todas las personas a las cuales la misma les sea
aplicada.